V dnešní době každá firma shromažďuje citlivé informace (údaje o kreditní kartě, adresa, e-mail apod.). Ačkoli mnoho firem je ukládá v elektronické podobě, stále je dostatek těch, které mají papírové dokumenty. Některé věci je dokonce nutné uchovávat v papírové podobě – třeba mzdové listy. Co s takovými dokumenty dělat, když už nejsou potřeba?

Odpovědí je skartace dokumentů. Dokumenty, CD a DVD nosiče, občanské a řidičské průkazy, pasy, platební karty atd. se odvezou z firmy a skartují. Je vystaven protokol o ekologické likvidaci a skartovaný papír je odvezen do papírny k recyklování.

Proč vůbec skartovat?

Mohli byste si říct, že to dělat nebudete a důležité dokumenty jen vyhodíte do modrého kontejneru na papír. Nicméně máte několik důvodů, proč to nedělat.

Za prvé vám to káže zákon (v Česku zákon o archivnictví a spisové službě z roku 2004 a na něj navazující vyhlášky). Jak jistě víte, podle zákona mají různé dokumenty různé skartační lhůty (dobu, po které mohou být skartovány).

Ale existují i jiné důvody. Namátkou uvádíme dva důležité.

Zabráníte krádežím identity: V zájmu ochrany svých zaměstnanců a zákazníků je důležité zničit dokumenty, které nejsou potřeba. Někdo by totiž mohl přijít, opsat si důležité údaje a využít je ke krádeži identity.

Neriskujete pověst své firmy: Co kdyby se zjistilo, že někdo využil osobní údaje, které vaše firma nedokázala ochránit? Víte, jaký by to byl skandál? Na bezpečí osobních údajů se dnes hodně hraje, takže by to vaší firmě zajisté zkazilo pověst.

Jak malé musí být kousky papíru a kolik to stojí?

Podle normy NBU pro stupně „důvěrného“ utajení by měly být velikosti částic po skartování 6×40-53 mm. Přesně tuto velikost dodržuje firma Eko Skart se svou velkokapacitní skartovačkou HSM FA 500.2. Jejich cena za skartaci je 4 Kč/kg za tříděný papírový odpad a 4,50 za netříděný (dokumenty v šanonech, deskách a dalších obalech, které vám pak vrátí).

Vzhledem k tomu, že dokumenty je třeba skartovat jednou za určité období (např. účetní závěrky po 10 letech, mzdové listy po 30 letech), skartace dokumentů Praha vás určitě nepřivede na mizinu. Výše uvedená cena společnosti Eko Skart není tak vysoká, abyste ji nemohli za klid svědomí obětovat.